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如何为你的组织建立一个标准的操作程序

“好到让他们无法忽视你."
史蒂夫·马丁

大多数人将标准操作程序(SOPs)与高度专业化或严格管制的组织正规外围买球app在一起, 如医院, 研究机构, 政府机构, 或者是军事. 然而, 这不仅仅适用于复杂的组织, 甚至在较小的领域和任务中都具有很高的价值(生物技术应用), 2012). 以帮助您创建sop并将其应用于您的组织, 我们在明尼阿波利斯的正规的外围app机构正在分享开始的步骤.

什么是标准操作程序?

首先,让我们来看看究竟什么是SOP. 环境保护署(EPA)将其定义为“一组书面的、详细的说明,记录了一个组织为实现某一特定功能的一致性而遵循的日常或重复的活动”。美国环境保护署,2007).“基本上, 它是关于如何执行任务或活动的分步指南,以便组织中的每个人都以相同的方式完成任务, 它是用一种即使不熟悉这个任务的人也能完成的方式写的.

除了作为一种培训指南, 一个SOP意味着一个直接的沟通,以确保合规, 问责制, 和效率(Sajdak等. al. 2013). 对于你公司的每一项任务,都可以编写一个SOP,包括:

  • 完成工资;
  • 向客户发送发票;
  • 运输和接收订单;
  • 新员工培训新客户;
  • 让新员工入职;
  • 与员工一起完成年度评估;

为什么您的组织需要标准操作程序?

标准操作程序用于受管制的行业,以确保和证明合规. 似乎没有必要为企业的日常操作和任务制定一个SOP, 但想想拥有它们的好处吧.

可靠的结果

当一个组织中的每个人都以相同的方式完成一项任务时,结果就会保持一致. SOP设计是否确保质量控制, 公平与员工, 或者为每个客户提供相同水平的正规的外围app, 组织中的每个人都知道如何以同样的方式执行任务,也知道期望从结果中得到什么.

提高培训

在一个组织中,团队成员以不同的方式执行相同的任务, 训练变得更加困难, 而且新员工经常会感到困惑, 不知所措, 和沮丧. 当有一个标准的方法, 谁训练过度并不重要, 新员工将学习执行任务的正确方法,也将有一个参考,当他们单独工作时. 这使得培训过程更加顺利和快速,同时帮助新员工在他们的角色中感到更加自信和舒适.

知识的转移

一个组织面临的最大挑战之一是替换有经验的人, 长期的员工, 不管他们是什么角色,因为组织会失去这个人发展出来的知识和技能. 当一个新人接管这个角色时,组织可能会陷入困境. 然而, 当该角色涉及的任务有一个SOP时, 它促进了知识的转移,使员工和组织的过渡更加顺利.

更新及改善营运

每个人都以同样的方式完成一项任务, 管理人员更容易确定过程中哪里存在问题,以及如何改进它们. 采用了一种新的作业标准, 团队学习了更新的方法并接受了适当的训练, 全面提高效率.

如何为你的组织建立一个标准的操作程序

对于大多数组织, 一个SOP将是相当简单的, 循序渐进的指导, 而且大多数都有相同的模板:

  • 介绍任务,描述为什么它是重要的和结果将是什么;
  • 实现结果的一系列步骤;
  • 任何涉及或有问题的引用、定义或正规外围买球app.

当你为一项任务编写SOP时,确保这些技巧能够成功:

假设不熟悉该任务

标准操作程序应该以这样一种方式编写,即目标读者能够理解并遵循任务. 你需要使用非常具体的语言,消除歧义. 想象一下,一个员工在第一天尝试阅读并遵循SOP——他们能够在很少的帮助下做到这一点吗?

避免行话

因为这是一个更技术性的文档, 你要提供清晰的信息, 简单明了的说明,避免用行话引起混乱. 如果因为它是行业标准而必须包含它,那么提供一个定义.

把部分分成小步骤

不要把任务分解成几个小步骤,这样会让读者不知所措, 必要时使用简短的段落,可能时使用编号列表或要点. 这使得SOP易于阅读和遵循.

提供可视化的例子

如果可能的话,提供这些步骤的可视化示例. 例如, SOP是否与完成工资表有关, 添加正在使用的软件的截图,这样读者可以更容易地正规外围买球app到说明.

让团队成员参与进来

从起草到测试SOP,您都希望团队成员参与到创建过程中来. 这将帮助你找到盲点, 提高效率, 并从具有不同背景和经验的人那里获得对任务有价值的见解.

测试标准操作程序

在推出SOP之前,确保对其进行了彻底的测试. 我们建议让有经验和没有经验的人完成任务,以确保没有漏掉任何步骤,并且指示是清晰的.

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DeSanti J. Not-So-Standard Operating Procedures; Bioscience Technology Webcast series. 2010. 访问在线9/23/2021. http://www.dddmag.com/articles/2010/09/not-so-standard-operating-procedures. de Treville S, Antonakis J, Edelson N. 标准操作程序是否具有激励作用? Reconciling Process Variability Issues and Behavioural Outcomes; Total Quality Management. 2005年3月在线9/23/2021 http://www.高等商学院.unil.ch jantonakis / SOP % 20的动机.pdf sajak, Rebecca, Tremath, LisaAnn, Thomas, Kathy S. 核医学技术杂志. 2013年9月. 2021年9月23日在线访问http://tech.snmjournals.org/content/41/3/231. 美国环境保护局(EPA), 编制标准操作程序指南(SOPs) 2007. EPA/600/B-07/001,在线9/23/2021,http://www.epa.gov/quality/qs-docs/g6-final.pdf.

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