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如何为您的组织创建一个标准的操作程序

“要表现得好到让他们无法忽视你."
史蒂夫·马丁

大多数人把标准操作程序(sop)与高度专业化或严格管制的组织正规外围买球app在一起, 如医院, 研究机构, 政府机构, 或者是军事. 然而, 这不仅仅适用于复杂的组织, 即使是很小的领域和任务(生物技术应用)也是非常有价值的, 2012). 帮助您创建并将sop应用于您的组织, 我们在明尼阿波利斯的正规的外围app机构正在分享开始的步骤.

什么是标准操作程序?

首先,让我们看看SOP到底是什么. 环境保护局(EPA)将其定义为“一套书面和详细的指示,记录一个组织为实现某一特定职能的统一表现而遵循的例行或重复活动(美国环境保护署,2007).“基本上, 它是关于如何执行任务或活动的一步一步的指南,以便组织中的每个人都以相同的方式完成任务, 它的写作方式是,即使是不熟悉这项任务的人也能完成它.

除了作为一种培训指南, SOP是一种确保合规的直接沟通, 问责制, 和效率(Sajdak等. al. 2013). 对于你公司的每一项任务,都可以编写一份SOP,包括:

  • 完成工资;
  • 向客户发送发票;
  • 装运和接收订单;
  • 新员工培训新客户;
  • 新员工的入职情况;
  • 与一名员工一起完成年度评估;

为什么你们的组织需要标准的操作程序?

标准操作规程用于受监管的行业,以确保和证明合规. 似乎没有必要为您的业务的日常操作和任务制定一个SOP, 但考虑一下拥有它们的好处.

可靠的结果

当一个组织中的每个人都以同样的方式完成一项任务时,结果就会一致. SOP是否设计以确保质量控制, 公平与员工, 或者为每个客户提供相同水平的正规的外围app, 组织中的每个人都将知道如何以同样的方式完成任务,以及期望从结果中得到什么.

提高培训

在团队成员以不同方式执行相同任务的组织中, 培训变得更加困难, 而且新员工经常会感到困惑, 不知所措, 和沮丧. 当有一个标准的方法, 谁过度训练并不重要, 新员工将学习完成任务的正确方法,并且当他们单独工作时也会有参考依据. 这可以让培训过程更加顺利和快速,同时帮助新员工在他们的角色中感到更加自信和舒适.

知识的转移

一个组织面临的最大挑战之一是替换一个有经验的人, 长期的员工, 不管他们的职位是什么,因为公司会失去这个人所拥有的知识和技能. 当一个新人接管这个角色时,组织可能会很挣扎. 然而, 当该角色所涉及的任务有一个SOP时, 它促进了知识的转移,使员工和组织的过渡顺利进行.

更新和改进操作

当每个人都以同样的方式完成任务时, 管理人员更容易确定流程中存在的问题以及如何改进它们. 该任务采用了新的操作标准, 团队学习更新的方法,并接受适当的培训, 全面提高效率.

如何为您的组织创建一个标准的操作程序

对于大多数组织, SOP是相当简单的, 循序渐进的指导, 而且大多数都有相同的模板:

  • 任务介绍,描述为什么它很重要,结果会是什么;
  • 达到结果的一系列步骤;
  • 任何涉及问题或问题的引用、定义或正规外围买球app.

当你为一项任务编写SOP时,确保成功使用以下技巧:

假设你对任务不熟悉

标准操作程序的编写应使目标读者能够理解并遵循任务. 你需要使用非常具体的语言来消除歧义. 想象一下,一个员工在第一天尝试阅读并遵循SOP——他们能在最小的帮助下做到吗?

避免行话

因为这是一个更技术性的文件, 你需要提供清楚的信息, 简单的说明,避免用行话造成混淆. 如果你必须包含它,因为它是一个行业标准,提供一个定义.

把章节分成小步骤

把任务分解成几个小步骤,避免让读者不知所措, 必要时使用较短的段落,可能时使用有编号的列表或要点. 这使得SOP易于阅读和遵循.

提供可视化的例子

如果可能的话,提供步骤的可视化示例. 例如, 如果SOP与完成工资单有关, 添加正在使用的软件的截图,这样读者可以更容易地正规外围买球app到说明.

让团队成员参与进来

从起草到测试SOP,您将希望团队成员参与创建它. 这将帮助你找到盲点, 提高效率, 并从不同背景和经验的人那里获得对任务有价值的见解.

测试标准操作程序

在推出SOP之前,确保它经过彻底的测试. 我们建议让有经验和没有经验的人来完成任务,以确保没有遗漏任何步骤,说明也很清楚.

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